Hybride vergaderingen zijn tegenwoordig erg populair. Steeds meer bedrijven kiezen voor volledig hybride werken of delen van werkzaamheden, zoals vergaderingen, hybride uit te voeren. Ben je benieuwd of hybride vergaderen wat voor jouw organisatie is? Kom dan meer te weten over de voor- en nadelen van hybride vergaderen in deze tekst. In dit artikel lees je meer over wat hybride vergaderen exact inhoudt en de verschillen tussen online en hybride vergaderen.
Daarnaast nemen we je mee in tal van handige tips voor een goede hybride vergaderruimte en voor een goede communicatie tijdens het zowel hybride als online vergaderen. Na het lezen van dit artikel kun je zelf eenvoudig aan de slag met het inplannen van jouw hybride vergadering.
Wat is hybride vergaderen?
We horen het woord hybride steeds vaker voorbijkomen op de werkvloer. Het woord hybride staat voor een kruising of combinatie. Het zogeheten hybride vergaderen is dus een soort kruising tussen online en fysiek vergaderen. Een hybride vergadering is een vorm van vergaderen waarbij sommige werknemers vanuit huis aanwezig zijn en sommige op kantoor zijn in een vergaderruimte. Steeds meer werkgevers kiezen voor een hybride vorm van werken en bieden dan ook de gelegenheid voor hybride vergaderingen. Dit biedt medewerkers de ruimte om zelf te kiezen wanneer ze naar kantoor willen komen en de gelegenheid om vergaderingen te faciliteren zonder hiervoor daadwerkelijk op locatie te zijn. Hybride werken is ook een mooi onderwerp om aandacht aan te besteden in een georganiseerde vitaliteitsweek
Hybride vergaderen is geschikt voor vrijwel elk type bedrijf en branche en is gemakkelijk te faciliteren. Daarnaast is hybride vergaderen zelfs vaak goedkoper dan normaal vergaderen, doordat je bijvoorbeeld kleinere ruimtes nodig hebt en doordat online medewerkers geen declareerbare vervoerskosten maken.
Hybride vergaderen vindt doorgaans plaats in een hybride geschikte vergaderruimte waarin meerdere collegaās toegang hebben tot een groot scherm waarop de online deelnemer of deelnemers te zien zijn. Ook is het belangrijk dat deze hybride vergaderruimte beschikt over ingebouwde speakers waardoor zowel de deelnemers online als de deelnemers op kantoor goed verstaanbaar zijn.
Voor zowel online als hybride vergaderen is de juiste techniek van groot belang. Er zijn diverse programmaās die een hybride vergadering en hybride samenwerken optimaal ondersteunen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams of ZOOM. Met behulp van deze programmaās wordt hybride vergaderen enorm eenvoudig en aangenaam. Werknemers kunnen hier gemakkelijk op inloggen en tijdens de vergaderingen notities en opmerkingen met elkaar uitwisselen. Ook kunnen deelnemers via deze ondersteunende programmaās zoals Microsoft Teams tijdens een hybride vergadering gebruikmaken van een online whiteboard. Een online whiteboard kan bijvoorbeeld gebruikt worden ter ondersteuning tijdens een hybride presentatie of tijdens een online training.
Verschil tussen hybride en online vergaderen?
Hoewel de twee termen vaak door elkaar gebruikt worden zijn hybride en online vergaderingen niet hetzelfde. Een online vergadering is een vergadering die volledig online is en dus bestaat uit enkel online deelnemers. Indien enkele deelnemers vanuit kantoor werken is er spraken van een hybride werken.
Zowel vergaderen online als hybride vergaderen heeft zo zijn voor- en nadelen. Een hybride vergadering biedt de optie voor deelnemers om te kiezen tussen op kantoor werken of online werken en is hierdoor erg geliefd onder werknemers. Het nadeel van een hybride vergadering kan zijn dat werknemers op kantoor minder goed kunnen communiceren met de online deelnemers door technische problemen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de microfoon niet goed werkt waardoor de deelnemers niet goed hoorbaar zijn tijdens hybride vergaderingen.
Het voordeel van een online vergadering ten opzichte van de hybride vorm van vergaderen is dat er voor een online vergadering geen vergaderruimte nodig is en je hierdoor geen rekening hoeft te houden met het boeken en schoonmaken van een vergaderruimte. In sommige gevallen kun je door te kiezen voor vergaderen ook kosten besparen, zoals wanneer je een doorgaans een betaalde vergaderruimte moet boeken.
De 6 Tips voor hybride vergaderen
Tip 1: Check je verbinding
Uiteraard is een goede internetverbinding van uiterst belang voor een hybride en online vergadering. Er is niets zo vervelend als jezelf continu te moeten herhalen in een vergadering doordat het geluid wegvalt of doordat de verbinding simpelweg te traag is. Hoe beter je netwerk is, hoe minder problemen, zoals traagheid en vastlopen, je ondervindt tijdens het vergaderen. Op internet kun je diverse testen vinden om je internetsnelheid te testen. Is je internet te traag? Raadpleeg dan je IT afdeling en bekijk wat je zoal kunt doen om je verbinding te verbeteren.
Tip 2: Plan de pauze goed in
Net als met normaal vergaderen is een pauze van belang tijdens een online of hybride vergadering. Door een pauze in te lassen tijdens lange vergaderingen geef je zowel de mensen op kantoor, als de deelnemers thuis de gelegenheid om nieuwe energie op te laden en vervolgens weer met volledige concentratie voor de dag te komen. Biedt deelnemers de gelegenheid om de hybride vergaderruimte te verlaten en biedt online deelnemers de gelegenheid om hun camera en microfoon uit te doen.
Geef voordat je een vergadering begint, zowel hybride als online, altijd duidelijk aan wanneer en hoe vaak je een pauze in last tijdens het vergaderen. Hierdoor weet iedereen waar hij of zij aan toe is tijdens het online of hybride vergaderen.
Tip 3: Maak duidelijke afspraken
Een goede vergadering begint met goede afspraken. Zonder duidelijke afspraken wordt een online of hybride meeting een puinhoop. Mensen praten bijvoorbeeld door elkaar of weten dien exact wanneer ze kunnen praten. Net als met een normale vergadering is het belangrijk tijdens een hybride meeting dat slechts een persoon de leiding neemt en zorgt dat er duidelijke afspraken worden gemaakt waaraan alle deelnemers in de vergaderruimte en online zich houden. Hierdoor verloopt de vergadering soepel en voorkom je eventuele communicatieproblemen of ergernissen.
Tip 4: Zorg voor positiviteit
Uiteraard is het belangrijk dat iedereen gemotiveerd blijft tijdens de hybride of online vergadering. Vergaderingen kunnen vaak langdradig en saai zijn waardoor deelnemers interesse en aandacht verliezen. Door een positieve houding aan te nemen en de vergadering interessant te houden zorg je voor meer positiviteit en een plezierige werksfeer. Denk bijvoorbeeld aan een kort smalltalk praatje aan het begin, een spelletje tussen het vergaderen door of vermeld positieve resultaten en feedback. Een positieve vergadering bevorder interactie en input, waardoor je de hybride meeting soepel kunt laten verlopen.
Tip 5: Boek de juiste ruimte
Indien je met meerdere personen een hybride vergadering inplant is het belangrijk dat je over een goede vergaderruimte beschikt, met voorkeur over een vergaderruimte die speciaal geschikt is voor een hybride gebruik. Kies voor een afgesloten vergaderruimte en een vergaderruimte die volledig stil is. Hierdoor zorg je voor zo min mogelijk achtergrondgeluid tijdens het vergaderen.
Een hybride vergaderruimte dient groot genoeg te zijn voor alle werknemers die deel dienen te nemen aan de vergadering. Bij een goede vergaderruimte voor hybride gebruik hoort ook de juiste tools. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je beschikt over een goede geluidsinstallatie, microfoon en beeldscherm, zodat zowel de online deelnemers als de mensen op kantoor goed hoorbaar en zichtbaar zijn. Hiermee zorg je ervoor dat een hybride meeting altijd soepel verloopt.
Tip 6: Zorg voor een gelijkwaardige beleving van je deelnemers
Een gelijkwaardige belevenis van de hybride of online vergadering is belangrijk. Vergaderen is niet even makkelijk voor iedereen. Betrek mensen daarom bij het gesprek door personen die weinig spreken vaker het woord te geven. Zorgt ervoor dat je niemand forceert om voortdurend te spreken. Zo zijn er bijvoorbeeld deelnemers die liever kiezen voor een stille brainstorm sessie, waarbij over onderwerpen nagedacht kan worden op een later tijdstip of zonder microfoon of camera.
Niet iedereen vindt het daarnaast gemakkelijk om (online) het woord te nemen. Zorg er daarnaast voor dat iedereen zich betrokken voelt tijdens de hybride meeting en vraag geregeld om feedback. Hierdoor kom je meer te weten over hoe hij of zij de vergaderingen en vergaderruimte beleeft en worden deelnemers gemotiveerd en om een meeting bij te wonen. Hierdoor zorg je altijd voor het beste resultaat met een hybride meeting.
Advies nodig bij het hybride werken?
Heb je advies nodig bij het hybride werken en vergaderen? Neem contact op en wij voorzien je graag van meer informatie en zelfs een plan op maat. Geheel vrijblijvend natuurlijk.
