Je zegt iets tegen een collega of je werkgever, en toch lijkt de boodschap anders aan te komen dan je bedoelde. Het gesprek loopt vast, er ontstaat irritatie of iemand schiet in de verdediging. Terwijl je dacht dat je duidelijk was.

Dat gebeurt niet omdat je slecht communiceert. Het gebeurt omdat communicatie altijd uit meerdere lagen bestaat. Of anders gezegd: uit 4 verschillende niveaus van communicatie. Zodra je die herkent, snap je beter waarom gesprekken op het werk soms soepel verlopen en soms juist niet.

De vier niveaus van communicatie in herkenbare situaties

1. Waar het gesprek over gaat

Dit is het meest herkenbare niveau. Het gaat over de inhoud. Wie doet wat, wanneer iets af moet zijn en wat er verwacht wordt.

Bijvoorbeeld:
“Kun je dit vandaag afronden?”
“De planning is aangepast.”

Dit niveau is duidelijk en praktisch. Zolang iedereen hetzelfde beeld heeft, gaat het hier meestal goed.

2. Hoe we samenwerken

Dit niveau gaat over hoe het gesprek loopt. Wie neemt het voortouw, hoe worden besluiten genomen en hoe stemmen jullie af.

Denk aan opmerkingen als:
“Zullen we dit even samen bekijken?”
“Laten we hier later op terugkomen.”

Als dit niet duidelijk is, ontstaat snel frustratie. Mensen voelen zich voorbijgelopen of juist overvraagd.

3. Hoe de relatie voelt

Dit niveau zit al wat dieper. Hier gaat het om hoe jij en je collega’s met elkaar omgaan. Is er vertrouwen? Voelt iemand zich serieus genomen? Is er ruimte om iets te zeggen?

Zinnen als:
“Er wordt nooit naar me geluisterd”
of
“Ik krijg altijd de lastige klussen”

laten zien dat het gesprek niet meer alleen over de inhoud gaat, maar ook over de onderlinge verhouding.

4. Wat het met je doet

Dit is het niveau van gevoelens. Misschien voel je je onzeker, gefrustreerd, teleurgesteld of juist enthousiast. Vaak worden deze gevoelens niet uitgesproken, maar ze zijn er wel.

Als iemand kortaf reageert of stil wordt, zit daar vaak iets onder. En juist dat zorgt voor misverstanden of weerstand.

Waarom gesprekken vastlopen

Veel gesprekken op het werk blijven hangen in de bovenstroom. Er wordt gepraat over taken en oplossingen, terwijl het echte probleem dieper zit.

Bijvoorbeeld: je werkgever herhaalt nogmaals de deadline, terwijl jij vooral stress voelt omdat de werkdruk te hoog is. Hoe vaker het over die deadline gaat, hoe groter de spanning wordt.

Het gevolg? Weerstand. Niet omdat iemand niet wil meewerken, maar omdat gevoelens geen plek krijgen.

Wat gebeurt er als je aandacht hebt voor alle niveaus

Zodra je merkt dat communicatie meer is dan alleen woorden, verandert er iets. Je hoeft niet meteen een groot gesprek te voeren, maar kleine dingen maken al verschil.

Een vraag als:
“Hoe gaat dit voor jou?”
of
“Ik merk dat dit onderwerp iets met je doet”

haalt het gesprek uit de bovenstroom en maakt ruimte voor wat er onder de oppervlakte speelt. Dat zorgt voor meer begrip, minder spanning en een prettiger samenwerking.

Wat jij hieraan hebt op de werkvloer

Inzicht in de niveaus van communicatie helpt om:

• misverstanden sneller te herkennen

• gesprekken rustiger te laten verlopen

• weerstand beter te begrijpen

• samenwerking te verbeteren

• lastige onderwerpen bespreekbaar te maken
  
  

Voor werknemers betekent dit meer ruimte om aan te geven wat iets met je doet. Voor werkgevers betekent het dat signalen eerder worden opgepikt en problemen minder snel escaleren.

Kleine stappen die meteen helpen

Je hoeft communicatie niet ingewikkeld te maken. Dit kun je morgen al anders doen:

• luister niet alleen naar wat iemand zegt, maar ook hoe het gezegd wordt

• benoem wat je ziet, zonder oordeel

• stel vragen in plaats van meteen oplossingen te geven

• neem gevoelens serieus, ook als je ze niet meteen begrijpt
  
  

Zo ontstaat er ruimte voor echte gesprekken, waarin iedereen zich gehoord voelt.

Tot slot

Communicatie op het werk gaat zelden mis door slechte bedoelingen. Het gaat mis omdat we vaak maar op één niveau praten, terwijl er veel meer speelt onder de oppervlakte.

Door oog te hebben voor de vier niveaus van communicatie en aandacht te geven aan gevoelens en samenwerking, worden gesprekken duidelijker, menselijker en effectiever. Dat maakt het werk niet alleen productiever, maar ook een stuk fijner voor jou en je collega’s. Wil jij met je team aan de slag met de communicatie op de werkvloer? Bekijk dan de theatervoorstelling: kennismaken met de communicatie stijlen.