Hybride werken betekent eigenlijk niets meer dan goed kunnen werken in een team, waarvan een deel op kantoor werkt en een deel vanuit huis. Door deze nieuwe manier van werken blijkt dat medewerkers veel productiever zijn en geconcentreerder zijn, dan wanneer ze in kantoortuinen moeten werken. De sociale cohesie op de werkvloer is totaal anders geworden.
In dit artikel gaan we in op de belangrijkste aandachtspunten van hybride werken, de voor – en nadelen en we geven je antwoord op de vraag of we na de pandemie hybride blijven werken.
Whitepaper Hybride Werken en de toekomst
Hoe ziet de ultieme werkomgeving eruit na Corona? Wat hebben we geleerd, wat werkt goed en wat niet. Een ding is zeker het 'hybride werken' is bij vele niet meer weg te denken.
Wat is hybride werken?
Zoals we net al aangaven, betekent hybride werken, werken in een team waarvan een deel op kantoor werkt en een deel vanuit huis. De vorm bepalen we tegenwoordig zelf, nu bedrijven minder krampachtig omgaan met thuiswerken. En dat is helemaal niet gek natuurlijk! Het is eigenlijk een ‘nieuwe normaal’, waardoor je alleen nog op kantoor werkt wanneer dat écht nodig is en je werk ook deels vanuit je eigen huis kunt doen.
Hybride werken bestaat altijd uit gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor werken. Hybride werken is dus niet volledig thuiswerken of volledig op kantoor zoals sommige werkgevers denken. Elkaar fysiek en virtueel ontmoeten en samen overleggen vindt gecombineerd plaats. Deze nieuwe norm van werken biedt veel voordelen die we straks verderop in dit artikel uitvoerig voor je beschrijven.
Uit diverse onderzoeken blijkt dat de behoefte naar fysieke interactie met andere collega’s ook sterk aanwezig. Op kantoor is toch waar je je collega’s ontmoet en waar hét gebeurt. Op kantoor hoor je meer waar collega’s mee bezig zijn, kom je sneller op ideeën en behaalde successen zijn voor iedereen direct zichtbaar. Breng je collega's dicterbij elkaar, doormiddel van bijv. een lachworkshop Successen samen vieren is heel belangrijk voor werkgeluk. En je wil toch dat iedere werknemer met een glimlach zijn of haar werk doet?
In je eentje thuis werken is, om onder andere die reden, niet de sleutel voor werkgeluk. Organisaties zoeken daarom naar diverse hybride werkvormen en vragen werknemers welke hybride vorm bij hen past. Dus voor zowel werkgevers en werknemers is het goed om daar het gesprek over aan te gaan met elkaar, want hybride werken betekent ook anders samenwerken, anders leidinggeven en vraagt altijd om maatwerk. Het is belangrijk om met elkaar te experimenteren hoe de communicatie verloopt, hoe je verantwoordelijkheid neemt, wanneer je wel of niet op kantoor werkt, en hoe je hierover duidelijkheid creëert. Medewerkers zullen hier hun eigen voorkeuren in hebben.
Mijn advies is dan ook, ga samen op zoek naar de hybride werkvorm die bij jouw werknemers en bij jullie organisatie past.
Is hybride werken de toekomst?
Daar is geen twijfel meer over mogelijk. Het is inmiddels wel duidelijk dat we niet meer volledig terug naar kantoor gaan. De werkplek is nu met een thuiswerkplek uitgebreid en dit brengt wel de nodige uitdagingen met zich mee. Het is een onderwerp dat nog volop in ontwikkeling is en werkgevers en werknemers met elkaar nog ‘een wiel moeten uitvinden’. Hybride werken gebeurt overal en we realiseren ons dat de klassieke kantoortuin tot het verleden behoort.
Thuiswerken geeft niet alleen een stukje vrijheid, maar ook een uitdaging waarbij werknemers zelf de regie voor hun werkdag in handen moeten nemen. Naar kantoor ga je alleen om je collega’s te ontmoeten en voor overleg.
Om nieuwe, kwalitatieve medewerkers aan te trekken zal de werkomgeving dienen te worden aangepast. Elke werkomgeving is er tenslotte voor bedoeld om medewerkers alle ruimte en middelen te bieden om hun werk zo comfortabel en productief mogelijk te doen.
Voordelen van hybride werken
We hebben veel voordelen al genoemd. Maar we sommen graag de drie belangrijkste nog een keer voor je op.
1. Tijdbesparing
Hybride werken bespaart tijd omdat werknemers minder worden afgeleid door bijvoorbeeld collega’s die spontaan een praatje komen maken. Tevens zien we dat online videobellen en overleggen minder lang duren, wat bijdraagt aan efficiënt werken. Ook scheelt thuiswerken veel reistijd.
2. Meer focus
Werknemers hebben meer focus doordat ze thuis niet alleen minder afgeleid kunnen werken, maar ook makkelijk even van de werkplek weg kunnen lopen. Micropauzes van 20 seconden tot een paar minuten waarbij je even uit het raam staart, rondwandelt tijdens een telefoongesprek of even het nieuws kijkt met een kop koffie op de bank geeft mentale ontspanning. En dat komt direct ten goede aan mentale gezondheid en zeker ook aan productiviteit.
3. Betere werk - prive balans
Werknemers hebben een betere werk- privébalans doordat thuis, naast het werk ook privé activiteiten kunnen worden gedaan. Even de hond uitlaten, of een wasje tussendoor zijn heel gezonde activiteiten. Ook kunnen bijvoorbeeld de kinderen op tijd uit school worden gehaald of even een boodschapje worden gedaan, wat mentale rust geeft. Werk wordt gedaan, maar ook de huishoudelijke taken lopen op rolletjes. Doordat er deels thuis wordt gewerkt zullen er ook bepaalde gevolgen zijn voor de privé balans. Bij deze hybride manier van werken zal er dus opnieuw aandacht moeten worden besteed aan het thuiswerken en de gevolgen hiervan.
Nadelen van hybride werken
Er zijn natuurlijk ook nadelen aan hybride werken. We sommen er hieronder een drietal voor je op:
1. Verliezen van verbinding
Mensen zijn van nature sociale wezens. Wij hebben elkaar letterlijk fysiek nodig. Door in afzondering thuis te gaan werken verliezen we een stukje fysieke verbinding met elkaar. Dit kan zorgen voor eenzaamheid, onbegrip en frustraties, omdat zaken minder makkelijk worden uitgesproken. Er is een groot verschil in fysiek bij elkaar in een ruimte zijn, of elkaar zien en spreken via een videoverbinding. We leven als het ware in een ‘digitale wereld’. Dat vergt veel van ons aanpassingsvermogen.
2. Te weinig of teveel werken
Veel mensen hebben moeite met betrokken zijn en verantwoordelijkheid. Zij kunnen daardoor minder goed overschakelen naar een nieuwe (werk)situatie, waarbij zij zelf de regie hebben over de eigen werkdag. Sommigen voelen zich, schuldig, of over-betrokken en overmatig verantwoordelijk en willen dat taken (te) goed worden uitgevoerd, of dat ‘alles af moet zijn’ aan het eind van de dag. Zij gaan harder werken dan voorheen en raken snel moe of uitgeput. Aan de andere kant zijn er medewerkers die zich juist minder verantwoordelijk of betrokken gaan voelen. Zij wanen zich onbespied en gaan de kantjes er juist vanaf lopen. Beide situaties dient in de gaten gehouden te worden tijdens hybride werken. Het vereist een nieuwe vorm van management.
3. Geen goede werkplek
Hét hete hangijzer van de afgelopen twee jaar; een goed ingerichte thuiswerkplek. Opeens moeten medewerkers zelf kiezen welk meubilair, welke muis of welk beeldscherm prettig werkt, of goed voor ze is. Ook de juiste manier van instellen van al deze zaken is niet ieders vak. Niet iedereen kan zelf zorgen voor een goed ingerichte en gezonde werkplek thuis en dat kan veel leed en letsel veroorzaken. Gelukkig biedt De Fitte Medewerker daarbij hulp.
Wat zijn de succesfactoren bij hybride werken?
Wennen en experimenteren
De meeste bedrijven zijn nog in de gewenningsfase van hybride werken. Werknemers zijn zoekende in een woestijn van een nieuwe manier van werken en werkgevers zijn druk bezig met het binnenhalen van de juiste informatie en goed advies. Het gaat om samen experimenteren en kijken wat wel en niet werkt.
Duidelijkheid
Een geleerde les bij hybride werken is dat duidelijkheid en afspraken maken over de werktaken heel belangrijk is. Bijvoorbeeld als het gaat over wanneer de kantoordagen zijn. Of wie wanneer op kantoor werkt en wie wanneer thuis. Teams moeten opnieuw worden ingericht qua samenstelling en inhoud.
Evalueren
In de praktijk blijkt dat niet alle afspraken direct het gewenste resultaat geven. Het is dan ook aan te raden om regelmatig te evalueren en zo nodig de afspraken aan te passen.
Hoe organiseer je hybride werken op kantoor?
Hybride werken verandert de totale werkomgeving. Er is een mix nodig van faciliteiten, middelen en diensten. Het kantoor wordt meer een plek om je collega’s te ontmoeten en samen aan projecten te werken. De vraag naar kleine kamers om online te bellen neemt daarentegen ook enorm toe. De ICT-werkomgeving moet aangepast worden het hybride werken gaan ondersteunen zodat je overal kunt werken. Een meeting kan zowel bijgewoond worden op kantoor en vanuit de thuissituatie.
Hoe organiseer je hybride werken vanuit huis?
Niet alleen goede afspraken maken is belangrijk, maar zeker ook een goed ingerichte thuiswerkplek. De ARBO-normen en regels die voorheen golden voor kantoren, gelden nu ook voor de thuiswerkplek. Werkgevers zijn en blijven verantwoordelijk voor de gezondheid van werknemers en daar hoort een veilige en gezonde werkplek bij. Waar deze zich ook bevindt. Een thuiswerkplek bestaat uit meerdere producten en middelen zoals een bureau van minimaal 120 x 60 cm, een op maat instelbare bureaustoel die aan de ARBO-normen voldoet, een goede computer/laptop met een laptophouder, losse muis, extern toetsenbord, eventueel een headset en een tweede, of derde beeldscherm. Webcams zijn ook in zwang. Het beste is deze op het hoofdbeeldscherm te monteren.
Ook moeten medewerkers leren deze werkplek goed te gebruiken, want eventuele nadelige gevolgen van verkeerd gebruik zijn een risico voor de werkgever. Veel werknemers weten niet wat de juiste werkhoogte van het bureau en/of de juiste instellingen van een bureaustoel zijn. Op kantoor kun je dit nog leren en zien, maar als je thuis werkt dan wordt het ineens een heel ander verhaal. Daar zijn voorlichtingssessies voor en als er al letsel is ontstaan, werkplekonderzoeken. Daarbij gaat een ergonoom op zoek naar de oorzaken van de pijn en lost dat samen met de werknemer direct op.
Hoe geef je leiding tijdens het hybride werken?
Hybride werken verandert ook de stijl van leidinggeven. Autonomie en zelforganisatie zijn nog belangrijker geworden. Werknemers hebben behoefte aan begeleiding en leidinggevenden zullen dit uiteraard moeten leren. Een leidinggevende zal vooral de rol hebben van verbinder en coach.
Medewerkers hebben nu zelf de regie over de eigen werkdag. Managers kunnen leren om meer los te laten en om ruimte te geven, maar daarbij is het wel belangrijk dat partijen met elkaar blijven communiceren over wat er gebeurt, wat er verandert, wat dat doet met zowel de medewerker als de leidinggevende. Als er klachten ontstaan, of als een medewerker uit de pas gaat lopen (zowel negatief als positief) vergt dat een andere aanpak dan de traditionele van een manager. De uitdaging zit hem erin om met elkaar in verbinding te blijven.
Hoe blijf je vitaal tijdens het hybride werken?
Als werkgever kun veel doen om ervoor te zorgen dat werknemers goed gefaciliteerd én geïnformeerd zijn en blijven op het gebied van de diverse werkomgevingen. Denk onder andere aan afspraken maken over het gebruik van de ruimtes op kantoor. De behoefte en het gebruik hiervan zal veranderen. En thuis dienen werknemers niet alleen een goed ingerichte werkplek te hebben, maar ook voorlichting en herhaling daarvan nodig hebben om gezond hiermee om te gaan en te blijven gaan. Denk daarnaast ook aan het inwerken van nieuwe medewerkers op het werken op een thuiswerkplek. Zaken als focus, ontspanning, het aangeven van klachten en het goed zitten of juist staand werken zijn belangrijke onderwerpen bij hybride werken momenteel. Wist je bijvoorbeeld dat je niet langer staand moet werken dan 20 minuten achter elkaar?
Help medewerkers bij het bepalen van wat voor hen het beste werkt, zodat ze een optimale werk-privé balans kunnen creëren. Maar ondersteun, train en onderhoudt nauw contact met alle managers op de werkvloer. Zorg dat ook zij zich goed voelen in hun nieuwe rol.
Zorg niet alleen voor een gezonde werkomgeving maar zorg er ook voor dat medewerkers onbewust gezonde keuzes maken. Stimuleer traplopen in plaats van lift-gebruik, plaats veel groene planten en kies voor een gezond aanbod in het bedrijfsrestaurant. Stimuleer om samen te sporten, zowel op kantoor als dat mogelijk is en met online lessen voor de thuiswerkers.
Hoe houd je verbinding tijdens hybride werken?
Verbinding houden is heel belangrijk in deze nieuwe tijden. Vergeet niet te investeren in teambuilding. Ook dit kan ‘hybride’: door offline en online voorlichtingssessies te plannen en ook sport- en bewegingsmomenten kunnen worden gecombineerd. De voorkeur gaat er in alle gevallen naar uit om in ieder geval elkaar regelmatig fysiek te ontmoeten. Uiteraard werkt een online challenge, een online lunchwalk of gezellig online koffiemomentje ook heel goed om verbinding met elkaar te houden. Dat hebben we in de afgelopen periode inmiddels wel geleerd!
Populaire activiteiten
Advies nodig?
Heb je advies nodig bij het hybride werken binnen jouw organisatie? Neem contact op en wij voorzien je graag van meer informatie en zelfs een plan op maat. Geheel vrijblijvend natuurlijk.
