Ruimte voor jezelf, aandacht voor elkaar
Hoe creëer je een werkomgeving waarin medewerkers aandacht hebben voor zichzelf én voor elkaar? Bij het Humanities Cluster (HuC) van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) is dit een belangrijk aandachtspunt. Vitaliteit speelt hierin een steeds grotere rol. Ina van Eisden en Marga Beesemer, beiden managementassistent bij het HuC, lichten toe hoe deze aandacht binnen de organisatie vorm krijgt.
"Het HuC vindt een open werkklimaat heel erg belangrijk, een klimaat waarin iedereen zich prettig en op zijn gemak voelt en waar transparantie heel belangrijk is."
Ina & Marga - Managementassistenten
Een open werkklimaat als basis
Het HuC bestaat uit drie onderzoeksinstituten, waar wetenschappelijke onderzoekers en ondersteunende medewerkers verspreid over verschillende gebouwen werken. Door de uiteenlopende werkzaamheden en werkplekken komen collega's elkaar niet altijd dagelijks tegen.
Daarom hecht het HuC veel waarde aan een open en prettige werkomgeving, waarin medewerkers aandacht hebben voor zichzelf én voor elkaar. Zo kunnen medewerkers terecht bij vertrouwenscontactpersonen, zich terugtrekken in een rustruimte of informeel samenkomen in de huiskamer.
Daarnaast is er een werkgroep Sociale Veiligheid en staan aan het begin van iedere vergadering de vijf kernwaarden centraal: integriteit, discretie, respect, durf vragen te stellen en inclusiviteit.
"Met deze kernwaarden kunnen zowel positieve als negatieve ervaringen worden gedeeld en besproken. Medewerkers krijgen de ruimte om aan te geven wat goed gaat, wat beter kan of waar ze nog even over willen praten."
Die aandacht voor medewerkers komt ook terug in de manier waarop het HuC met vitaliteit omgaat. De organisatie vindt het belangrijk dat medewerkers zich prettig voelen, plezier hebben in hun werk en een gezonde werk-privébalans ervaren. Daarbij is er aandacht voor thema's als werkdruk, werkgeluk en welzijn.
Om hier verder invulling aan te geven, organiseerde het HuC dit jaar voor het eerst een Vitaliteitsweek.
"We wilden bereiken dat er nog meer aandacht voor vitaliteit kwam dan er al is, dat we samen leuke dingen konden doen, konden lachen en even weg konden van de dagelijkse beslommeringen."
Een Vitaliteitsweek die direct werd omarmd
Volgens Ina en Marga gaan medewerkers tijdens hun werkdag vaak op in hun eigen werkzaamheden. Daardoor is het niet altijd eenvoudig om tijd vrij te maken voor ontspanning of een gezamenlijke activiteit. Tijdens de opening van de Vitaliteitsweek benadrukte een van de directeuren het belang hiervan:
"Een werkweek is zo gevuld dat je energie soms al snel op is. En dat is jammer! De Vitaliteitsweek is een steuntje voor iedereen om stil te staan bij wat ons energie geeft, in je vrije tijd, maar ook tijdens het werk."
Dat vitaliteit binnen het HuC breed wordt gedragen, bleek ook uit de reacties op het voorstel voor een Vitaliteitsweek. Zowel collega's als de directie stonden achter het initiatief en er werd direct budget beschikbaar gesteld om de plannen te realiseren.
Een veelzijdige week vol vitaliteit
Bij de invulling van de Vitaliteitsweek werd niet alleen gekeken naar de resultaten van medewerkersonderzoeken, die inzicht geven in thema’s als werkdruk, sociale veiligheid en werkomstandigheden, maar was er ook ruimte voor spontane ideeën vanuit de organisatie.
Dit resulteerde in een gevarieerd programma met onder andere werkplekadvies van een ergonoom, yoga, office gym en een workshop werk-privébalans. Daarnaast maakten de directeuren zelf een gezonde pompoensoep voor de medewerkers.
Ook de smoothiefiets en stoelmassages maakten deel uit van het programma. Hiervoor schakelden Ina en Marga De Fitte Medewerker in. Het idee voor de smoothiefiets hadden zij vanuit het hoofdkantoor meegenomen.
"Dat leek ons erg leuk, grappig en verbindend. Hierdoor kwamen de mensen uit hun kantoren naar de kantine toe om een gezamenlijke activiteit te doen."
Op sommige momenten was het gezellig druk in de kantine met medewerkers die met elkaar naar de smoothiefiets kwamen. Een mooi voorbeeld van hoe collega's elkaar kunnen stimuleren om even uit hun eigen werkbubbel te stappen.
De stoelmassages kwamen eveneens voort uit een spontaan idee, dit keer van een collega tijdens een gesprek bij het koffieapparaat. Het voorstel werd direct opgepakt en bleek een succes: de stoelmassages waren als eerste volgeboekt. Daarmee kregen medewerkers ook de gelegenheid om tijdens hun werkdag een moment voor zichzelf te nemen.
Een werkklimaat dat blijft ontwikkelen
Ina en Marga kijken positief terug op de eerste Vitaliteitsweek. De enthousiaste reacties van medewerkers en het management laten zien dat het initiatief goed werd ontvangen. Vanuit verschillende kanten van de organisatie is dan ook de wens uitgesproken om de Vitaliteitsweek te blijven organiseren.
Die aandacht voor medewerkers past bij hoe Ina en Marga het HuC omschrijven: "Het is een lieve organisatie. Er is veel begrip voor persoonlijke omstandigheden. Als er iets speelt in je privéleven, kun je daar heel open over zijn. Mensen geven je de ruimte en denken graag met je mee."
Dat open en betrokken werkklimaat komt ook terug in de manier waarop het HuC zich blijft ontwikkelen. De organisatie gebruikt de resultaten van medewerkersonderzoeken om verbeterpunten aan te pakken en staat open voor ideeën en initiatieven van medewerkers.
Daarnaast werkt het HuC aan een vitaliteitsplan waarin bestaande initiatieven en voorzieningen worden samengebracht. Daarmee bouwt het HuC verder aan een organisatiecultuur waarin aandacht voor medewerkers niet alleen wordt uitgesproken, maar ook in de praktijk zichtbaar is.
Hiermee hebben wij samen met KNAW Humanities Cluster voor een glimlach gezorgd:
Speciale dank aan:
- Ina van Eisden & Marga Beesemer - Managementassistenten
- Jesper Haringa - Accountmanager
Aan de slag met waardering van medewerkers?
De Fitte Medewerker zorgt voor de mooiste glimlach op jouw werkvloer. Op de werkvloer organiseren wij vitaliteitactiviteiten rondom de thema's: mentale gezondheid, werkdruk/stress verlagen en teambuilding. Zodat je een aantrekkelijke werkgever bent én blijft.
Ook interesse in vitaliteitsactiviteit bij jouw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op.
