Iedereen kent het wel: je klikt op “verzenden” en krijgt direct een out of office bericht terug. Meestal iets in de trant van “Ik ben momenteel afwezig. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met collega X.” Prima natuurlijk, maar het kan leuker. En eerlijk gezegd, ook nét wat duidelijker.
Stel je voor: je collega’s, klanten of externe contacten openen jouw afwezigheidsbericht en glimlachen even. Niet alleen weten ze waar ze aan toe zijn, ze voelen zich ook even persoonlijk aangesproken. En jij? Jij laat, zelfs vanaf een strandbedje, een goede indruk achter.
Meer weten over vitaliteit op de werkvloer?
Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief. Waarin je maandelijks updates krijgt over de leukste nieuwtjes op het gebied van vitaliteit en gezondheid op de werkvloer. Ook houden we je maandelijks up to date over alle vitaliteitsdagen van 2026.
Inschrijven Nieuwsbrief
Waarom een originele out of office werkt
Een origineel out of office bericht is geen hogere wiskunde. Het is simpelweg een slimme manier om je afwezigheid te combineren met een beetje menselijkheid. Of je nu met een welverdiende vakantie bent, midden in een verhuizing zit, of gewoon even je hoofd leegmaakt: met zo’n bericht vang je twee vliegen in één klap. Je houdt je e-mailverkeer netjes én tovert een glimlach op het gezicht van de ontvanger.
En dat is precies wat je wilt, toch? Als je meer wilt leren over hoe je je e-mail effectief beheert, kan de workshop ‘Baas in eigen inbox’ je helpen om meer controle te krijgen over je inbox en je werkdruk te verlagen.
Wat je sowieso in je out of office zet
Voordat je losgaat met een grap of een creatief idee, zijn er een paar dingen die echt niet mogen ontbreken:
- Wanneer je weg bent: van datum X tot datum Y
- Of je je e-mail leest tijdens je afwezigheid
- Wie jouw taken tijdelijk overneemt (inclusief naam collega, e-mailadres en eventueel telefoonnummer)
- Een vriendelijke afsluiting, zoals “vriendelijke groet” of “tot snel”
Voor dringende zaken kunnen collega’s via jouw alternatieve contactpersoon toch gewoon verder. Zo blijft alles soepel draaien.
Tips voor een creatief en duidelijk out of office bericht
1. Houd het menselijk
Je hoeft echt geen cabaretier te zijn. Maar een vleugje humor of een persoonlijke twist kan wonderen doen. Denk aan iets als:
“Ik ben er even niet. Geen zorgen, ik ben niet ontslagen, alleen op vakantie. Voor dringende vragen kun je bij mijn collega terecht.”
Zoiets blijft hangen. Zeker als je collega het zelf ook grappig vindt.
2. Zet je collega’s in het zonnetje
Laat zien dat je je collega’s vertrouwt. Schrijf niet alleen: “Voor dringende zaken kun je contact opnemen met...” maar voeg iets toe als:
“Mijn fantastische collega Sam neemt alles tijdelijk over. En geloof me, je bent in goede handen.”
Niet alleen duidelijk, maar ook fijn voor je collega. Win-win.
3. Pas het aan op het moment
Is het bijna kerst? Of zomer? Dan kun je daar natuurlijk mooi op inspelen. Bijvoorbeeld:
“Momenteel ben ik afwezig en vier ik prettige feestdagen met een goed boek, warme chocolademelk en foute kersttruien. Tot volgend jaar!”
Of:
“Tijdens mijn afwezigheid lig ik op een strandbedje met beperkte toegang tot e-mail. Mocht je dringend iets willen, gooi dan een boodschap in een fles – of mail mijn collega.”
Zo geef je je afwezigheid een leuke draai, zonder dat je je to-do lijst vergeet.
Inspiratie nodig? Hier een paar voorbeelden
1. Voor de zakelijke dagen
“Beste lezer,
Ik ben van [datum X] tot en met [datum Y] afwezig. In die periode heb ik beperkt toegang tot mijn e-mail. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [e-mailadres].
Vriendelijke groet,
[Jouw naam]”
2. Voor de avonturiers onder ons
“Hoi!
Ik ben momenteel op geheime missie in het buitenland (lees: wandelen door bergen en ontdekken hoeveel pizza ik in een week aankan).
Voor dringende vragen: [naam collega] helpt je graag verder via [e-mailadres].
Groetjes en tot snel,
[Jouw naam]”
3. Voor de feestdagen
“Fijne feestdagen!
Ik ben er even tussenuit tot [datum Y]. In de tussentijd kun je voor dringende zaken terecht bij mijn collega [naam]. Mijn inbox loopt intussen vanzelf vol.
Tot in het nieuwe jaar!”
Kleine reminders (voor je op ‘opslaan’ klikt)
- Vergeet je onderwerpregel niet. Denk aan: “Even afwezig, maar ik kom terug” of “Niet op kantoor, wel goed geregeld”
- Maak duidelijk of je wel of geen e-mails leest. Anders krijg je tóch berichtjes met “toch even proberen hoor...”
- Laat ruimte voor persoonlijke stijl. Het hoeft geen roman te zijn, maar jouw toon maakt het verschil
Een originele out of office in jouw werkdag
Of je nu werkgever bent of medewerker, zo’n automatische boodschap is meer dan alleen een praktische mededeling. Het zegt iets over jou, over jouw team en over hoe jullie met communicatie omgaan. Juist door een persoonlijke toon te kiezen, laat je zien dat je aandacht hebt voor hoe je overkomt – een klein voorbeeld van verbindend communiceren, iets wat op de werkvloer een groot verschil kan maken. Je collega’s of klanten zullen het waarderen als je net dat beetje moeite doet.
Dus: de volgende keer dat je je afwezigheid instelt, laat je boodschap niet zomaar langs iemand heen glijden. Maak er iets van waar mensen even bij blijven hangen. En als jouw e-mail écht dringend is? Dan weten ze precies waar ze moeten zijn.
Samengevat
Met een originele out of office:
- Stel je verwachtingen scherp voor je collega’s en externe contacten
- Laat je jouw professionele (en menselijke) kant zien
- Zorg je dat dringende zaken gewoon doorgaan
- Maak je zelfs afwezig zijn een beetje leuker
En laten we eerlijk zijn: het is gewoon veel leuker dan een standaardtekst. Dus... kijk ernaar uit om na je afwezigheid weer fris terug te komen – en laat jouw afwezigheidsbericht alvast wat zon (of sneeuw, of avontuur) verspreiden.
