Wat is feedback?

We beginnen bij het begin. We spreken van feedback op het moment dat een persoon aan een andere persoon terugkoppeling geeft over zijn of haar gedrag of prestaties. Simpel gezegd: bij goede feedback wordt benoemd wat goed gaat, maar ook wat niet goed gaat. In een goed gesprek komen beide aspecten altijd naar voren.

Zo weet dat de persoon die de feedback ontvangt niet alleen wat hij of zij goed doet, maar ook op welke aspecten hij of zij zichzelf nog kan ontwikkelen. Is feedback louter positief? Dan is dit of een teken dat echt alles goed gaat, of dat de gever van feedback niet kritisch genoeg is. In de praktijk kan namelijk iedereen zich wel ergens op ontwikkelen.

Het initiatief van feedback kan zowel liggen bij degene die feedback geeft, als bij de persoon die feedback ontvangt. Vaak geeft een leidinggevende feedback aan zijn of haar medewerker, maar dit is niet per definitie het geval. Collega’s kunnen ook elkaar feedback geven, of een medewerker kan feedback aan zijn of haar leidinggevende geven. Een gesprek waarin feedback wordt gegeven kan formeel van aard zijn, bijvoorbeeld een beoordelingsgesprek.

Feedback kan je ook op een meer informele manier geven. Een voorbeeld hiervan is dat je aan het eind van de week met je medewerker samen gaat zitten, waarbij jij en je medewerker elkaar feedback geven over wat wel en niet goed ging in de afgelopen week.

Voordelen van feedback geven en ontvangen

Feedback geven en ontvangen is waardevol, zeker op het moment dat er sprake is van concrete feedback. Hierdoor wordt de persoon die feedback ontvangt zich mogelijk bewust van zaken die hij of zij nog niet wist. Zo kan de ontvanger zich verder ontwikkelen en een grotere bijdrage leveren aan het bedrijfsresultaat. Je medewerker kan zichzelf ontwikkelen na het krijgen van constructieve feedback, feedback vragen als medewerker is dan ook een belangrijk middel om te laten zien dat je als medewerker actief bezig bent met je eigen ontwikkeling.

Feedback is dan ook een instrument dat terugkijkt naar het verleden, met als doel om het in de toekomst beter te doen. De beste feedback is dan ook constructieve feedback. Constructieve feedback is een type feedback die er op is gericht om blinde vlekken in het handelen van je medewerker te identificeren, zodat deze medewerker zich verder kan ontwikkelen.

Dus, geef feedback aan je collega’s en medewerkers. Niet om elkaar de les te lezen en kritiek te uiten, maar vooral om je medewerkers te helpen. Je helpt je medewerkers om betere prestaties te realiseren, maar levert zo ook een bijdrage aan de persoonlijke ontwikkeling van je medewerker. Leer deze vaardigheden aan doormiddel van een inspirerende workshop.

Hoe geef je op de juiste manier feedback?

Het belang van feedback geven en ontvangen kan moeilijk overschat worden. Hierbij is het wel van belang dat je op de juiste manier feedback geeft. Feedback kan namelijk al snel als kritiek worden ontvangen door je medewerker. Ook kan het zijn dat de ontvangen feedback niet goed wordt begrepen, waardoor de ontvanger een eigen interpretatie aan de feedback geeft.

Geef je feedback, dan is het van belang om specifiek te zijn en concrete voorbeelden te geven. Zo wordt de kans op onjuiste interpretatie door de persoon die feedback ontvangt zo klein mogelijk gemaakt. Bij het geven van feedback zijn daarnaast ook de volgende regels van toepassing:

• Wees constructief. Zowel op het moment dat je positieve als negatieve terugkoppeling geeft aan je medewerker is het van belang om constructief te zijn. Zo help je iemand het meest.
• Praat vanuit jezelf. Door vanuit jezelf te praten, voorkom je dat je beschuldigend overkomt. Ook zorg je er zo voor dat je feedback persoonlijker is.
• Verplaats je in de ander. Het kan lastig zijn voor iemand om feedback te ontvangen. Verplaats je daarom eens in de ander: op welke manier zou jij zelf het liefste feedback ontvangen?
• Wees objectief. Geef feedback op basis van prestaties en niet op basis van iemands persoonlijkheid. Sommige mensen liggen je nu eenmaal beter dan andere mensen. Het is niet constructief om iemand feedback te geven met betrekking tot zijn of haar persoonlijkheid.
• Voer een gesprek. Het geven van feedback is geen eenrichtingsverkeer, het is een gesprek tussen jou en je medewerker. Luister dan ook naar elkaar. Mogelijk heb je zelf ook nog iets aan de reactie.
• Bepaal het juiste moment. Niet ieder moment is geschikt voor feedback. Geef geen feedback op het moment dat je medewerker die de feedback ontvangt slecht in zijn vel zit. Stem een rustig tijdstip af en zorg dat er geen anderen bij zijn. Dit kan je bijvoorbeeld doen door samen te gaan lunchen. Vinden jij en je medewerker het allebei fijn om te wandelen? Dan is het ook mogelijk om het gesprek al wandelend te voeren.
  
  

Oftewel, diverse valkuilen liggen op de loer bij feedback geven en ontvangen. Om deze reden hebben wij hieronder zes bruikbare tips opgesomd: drie handige tips voor het geven van feedback en drie handige tips voor feedback ontvangen.

De 3 tips bij het feedback geven

Onderstaande drie tips zijn er op gericht om het geven van feedback aan je medewerkers zo succesvol mogelijk in te zetten. Zoals gezegd kan het geven van feedback op verschillende manieren fout gaan, terwijl goede feedback zó belangrijk is.

Tip 1: Wees eerlijk

De eerste regel voor een goed feedbackgesprek is simpel: wees eerlijk. Dit is soms lastig, omdat je ook een goede relatie met je medewerkers wilt hebben. Hierdoor kan je in de verleiding komen om negatieve zaken niet te benoemen, of om de hete brij heen te gaan draaien. Vaak is het geven van positieve feedback eenvoudiger dan het geven van negatieve feedback.

Hiermee help je zowel de organisatie als je medewerker die feedback ontvangt niet. Goede feedback is eerlijk en je zegt wat daadwerkelijk gezegd moet worden. Wees specifiek om de medewerker die feedback van je ontvangt te helpen om het gewenste gedrag te realiseren. De manier waarop je de feedback geeft is tevens van groot belang. Zorg dat je toon positief is, benoem altijd sterke punten en toon waardering.

Tip 2: Stel open vragen, dat voorkomt dat je gaat oordelen

Een feedbackgesprek is een dialoog waarin je van gedachten wisselt met je medewerker. Het is goed om te beseffen dat het uiteindelijk gaat om de eigen ontwikkeling van de medewerker die feedback ontvangt. Op het moment dat je feedback geeft, is het van belang om dit altijd in je achterhoofd te houden. Stel tijdens het gesprek dan ook open vragen, mogelijk heb je zelf namelijk een blinde blek waardoor jouw oordeel niet zuiver is.

Tip 3: De opening van het gesprek is belangrijk

Een goede opening van het gesprek is van groot belang. Zeker als je een directe persoonlijkheid hebt, loop je het risico dat de medewerker die feedback ontvangt weerstand gaat geven en in de verdediging schiet. Dit kan komen doordat deze medewerker in de zogenoemde ‘fight or flight’ modus terecht is gekomen door jouw directe aanpak.

Bij een goede gespreksopening vraag je allereerst of je medewerker open staat voor jouw feedback. Hiermee kan die persoon zelf het moment van feedback ontvangen bepalen. Start hierna met positieve feedback, zodat je laat zien dat je oog hebt voor de positieve eigenschappen en vitaliteit van je medewerker. Zo houdt je bovendien rekening met de gevoelens van je medewerker.

De 3 tips bij het feedback ontvangen

Net zoals er tips zijn voor het geven van feedback, zijn deze er ook voor feedback ontvangen. Impliciet gelden er namelijk belangrijke regels in een gesprek waarin feedback wordt gegeven.

Tip 1: Let op je open houding

Het kan spannend zijn om feedback te ontvangen. Besef je als ontvanger echter goed: het kan ook spannend zijn om feedback te geven. Als het goed is wil de gever van feedback jou helpen, zodat jij op de juiste manier aan de slag kunt met je eigen ontwikkeling.

Een open houding in het gesprek is dan ook belangrijk. Probeer je tijdens het gesprek niet aangevallen te voelen en stel vragen. Deze vragen kunnen helpen om de feedback duidelijker te krijgen. Onbewust geef je namelijk je eigen interpretatie aan de feedback.

Tip 2: Bedank diegene die feedback geeft achteraf

Zoals benoemd kan het voor de gever van feedback ook spannend zijn om feedback te geven. Heeft iemand concrete feedback gegeven, dan kan het bovendien zo zijn dat deze persoon de nodige moeite heeft gedaan om jou feedback te geven. Bedank deze persoon hiervoor na afloop van het gesprek. Dit wordt gewaardeerd en is goed voor jullie relatie.

Ben je niet tevreden met de ontvangen feedback, of is iets niet helemaal duidelijk? Schroom dan ook niet om nogmaals contact op te nemen met de gever van de feedback. Zo kan jij op jouw beurt terugkoppelen op welke manier jij het liefste feedback ontvangt.

Tip 3: Omarm de feedback

Met de ontvangen feedback kan je aan de slag. Wees je er van bewust dat de feedback waarschijnlijk met de beste intenties is gegeven. Nu is het aan jou om hiermee aan de slag te gaan en de feedback ter harte te nemen. Zo laat je zien dat je een professional bent en werkt aan je persoonlijke ontwikkeling.

Heb je na het lezen van deze zes tips behoefte aan meer handvatten om feedback te geven aan jouw medewerkers of om feedback beter te kunnen ontvangen? Dan is het goed om te weten dat je hier bijvoorbeeld een workshop voor kunt volgen. In zo’n workshop leer je niet alleen hoe je een goed feedbackgesprek voert, maar krijg je ook extra inzicht in je eigen kwaliteiten.

Samen met jouw team werken aan het feedback geven en ontvangen?

Wij helpen je er graag mee verder, aan de hand van onze workshop feedback geven en ontvangen. Neem contact op en wij voorzien je graag van meer informatie en zelfs een plan op maat. Geheel vrijblijvend natuurlijk.