Werkkostenregeling 2025: alle informatie voor jou als werkgever en HR professional op een rijtje. Want de werkkostenregeling (WKR 2025) speelt een centrale rol in het HR-landschap voor organisatie die (willen) investeren in de vitaliteit van hun teams en medewerkers.
Als je vitaliteitsactiviteiten wilt aanbieden aan je werknemers zoals een PMO op locatie of stoelmassage, dan ben je vast benieuwd hoe je optimaal gebruik kunt maken van onbelaste vergoedingen ofwel gerichte vrijstellingen en de fiscale mogelijkheden en voordelen. In onderstaand artikel nemen we je mee hoe je de werkkostenregeling in je voordeel kunt laten werken en geen informatie misloopt.
Wat is een werkkostenregeling?
Een werkkostenregeling (WKR) is een regeling speciaal voor jou als werkgever om extra onbelaste vergoedingen aan je werknemers te geven. Met andere woorden je hebt de mogelijkheid onbelaste vergoeding te vergoeden aan je werknemers. Belastingvrije extraatjes voor je werknemer.
Vitaliteitsactiviteiten vallen hier onder, maar bijvoorbeeld ook reiskostenvergoeding, openbaar vervoer en zelfs vrijwilligersvergoeding verbonden maandvergoeding. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privévoordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten. De onbelaste vergoedingen worden ook wel gerichte vrijstellingen of verstrekkingen genoemd.
Hoe hoog is de vrije ruimte in de werkkostenregeling?
Zoals we al schreven mag je onbelast vergoedingen geven. Het totale bedrag wat je vergoed noemen we ook wel de vrije ruimte. Aan de vrije ruimte zit dus wel een maximum. De vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) wordt berekend met de fiscale loonsom van al jouw medewerkers bij elkaar opgesteld. De vrije ruimte is tussen de 1% en 2% van het gebruikelijk loon. Het percentage van de vrije ruimte kan variëren en wordt jaarlijks door de overheid vastgesteld.
De vrije ruimte is dus een soort 'budget' dat je mag besteden aan toffe extra's voor je team, zoals kerstpakketten, bedrijfsuitjes, of andere voorzieningen die het werkplezier een boost geven.
Er zitten trouwens geen voorwaarden aan de werkkostenregeling. Maar let op: komt het bedrag van bepaalde vergoedingen boven die grens? Dan dien je over dat extra bedrag 80% belasting, een eindheffing, te betalen. Hoewel er geen voorwaarden gelden voor de bestedingen is het dus wel handig om het bestede bedrag goed in de gaten te houden.
Wat wordt de werkkostenregeling 2025?
Het normbedrag in de vrije ruimte wordt in de WKR verruimd in 2025 van 1,7% tot 1,92% tot een totale loonsom van de eerste € 400.000. Het normbedrag van de de gerichte vrijstelling stijgt dus in 2025. Deze onbelaste vergoeding bedraagt in dit geval € 7.680. Met deze verruiming heb je als organisatie de kans om extra onbelaste vergoeding aan te bieden. Een win-win voor zowel jullie organisatie als de werknemers.
4 Tips voor de werkkostenregeling 2025
Je zal er dus voor moeten zorgen dat je binnen de vrije ruimte blijft, anders kan er een eindheffing plaatsvinden. Hieronder kijken we naar
enkele praktische aspecten voor jouw werkgever om de werkkostenregeling optimaal te benutten.
Tip 1: Stel richtlijnen op voor gerichte vrijstellingen
Een belangrijk punt is het beheer van intermediaire kosten. Door duidelijke richtlijnen op te stellen en bij de werknemer hoger bewustzijn te creëren van wat wel en niet binnen de werkkostenregeling valt, kun je als organisatie ervoor zorgen dat deze kosten niet onnodig meetellen in de vrije ruimte en dat er geen eigen bijdrage vereist is.
Tip 2: Maak een jaarplanning voor onbelaste vergoedingen
Daarnaast is een slimme planning van evenementen en activiteiten essentieel. Door vooraf te bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen je wilt aanbieden en hoe je deze binnen de vrije ruimte kunt houden, voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar. Denk bijvoorbeeld aan gezonde initiatieven zoals vitaliteitsprogramma's, waarbij stoelmassages, workshops en gezonde lunches worden aangeboden.
Tip 3: Bewaak de vrije ruimte WKR
Bewaak gedurende het jaar de vrije ruimte, zodat je als organisatie kunt bijsturen indien nodig. Een goed geïnformeerde werkgever maakt maximaal gebruik van de mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt, en dit geldt ook voor de werknemers die deelnemen aan jullie vitaliteitsactiviteiten.
Tip 4: Schakel een adviseur in
En laten we niet vergeten dat er specifieke deskundigheid vereist is om ervoor te zorgen dat je als werkgever maximaal gebruik maakt van de werkkostenregeling. De Belastingdienst staat klaar om te helpen en ervoor te zorgen dat alles binnen de wettelijke kaders valt.
Iedereen met een glimlach naar het werk?
Jij weet als geen ander hoe belangrijk het is, dat jouw team met een brede glimlach naar het werk komt. Maar hoe zorg je hier voor? Die vraag krijgen wij wel vaker. Benieuwd hoe wij samen tot die glimlach kunnen komen?
Bekijk alle activiteiten
Wat is de nihilwaardering? Hoe werkt dit extra voordeel?
De nihilwaarderingen vormen een interessant aspect van de werkkostenregeling voor jullie als werkgever. De nihil waarderingen brengt een aantal extra voordelen met zich mee als het op vitaliteitsactiviteiten op de werkplek aan komt.
Stoelmassages en workshops op de werkplek zijn bijvoorbeeld uitstekende voorbeelden van voorzieningen die onder de nihilwaardering kunnen vallen. Mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, worden deze activiteiten op nul gewaardeerd, wat betekent dat ze onbelast blijven en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Hierdoor zal er dus meer budget in de vrije ruimte overblijven.
Lees het artikel op onze website over de nihilwaardering om erachter te komen aan welke voorwaarden je hiervoor moet voldoen. Alvast een tipje van de sluier: Het belangrijkste hierin is dat de georganiseerde activiteit op de werkplek verzorgt wordt.
Fiscaal vriendelijke en welzijnbevorderende werkomgeving
Tot slot, met de voortdurende veranderingen in wet- en regelgeving is het van vitaal belang dat werkgevers en HR professionals de regels van de werkkostenregeling begrijpen en gebruik maken van de geboden mogelijkheden. Dus, laten we samen op weg gaan naar een fiscaal vriendelijke en welzijnsbevorderende werkomgeving!
Om er zeker van te zijn dat bepaalde zaken rondom de onbelaste vergoeding in de vrije ruimte WKR 2025 optimaal benut wordt kan het handig zijn om advies in te winnen bij een expert.
Aan de slag met de werkkostenregeling bij jou op de werkvloer?
Wij helpen je er graag mee verder! Neem contact op en wij voorzien je graag van meer informatie en zelfs een plan op maat op optimaal gebruik te maken van de gerichte vrijstelling. Geheel vrijblijvend natuurlijk.
