Wat is het doel van de personeelsbijeenkomst?

Als bedrijf organiseer je een personeelsbijeenkomst met enige regelmaat. Denk bijvoorbeeld aan 1 of 2 keer per jaar. Het is een moment waar je als werkgever belangrijke informatie kunt meegeven: nieuwe visies, regelgevingen, beleidsveranderingen of bedrijfsprestaties. Belangrijk is om een duidelijk onderscheid te maken tussen deze bijeenkomsten en andere vergaderingen.

Steeds meer wordt ook de personeelsbijeenkomst gebruikt voor het vergroten van de communicatie binnen je team. Ook vergroot je door deze bijeenkomsten de betrokkenheid van je team en kun je erkenning geven aan specifieke prestaties.

Wie zijn er allemaal aanwezig?

Bij een personeelsbijeenkomst wordt het volledige team uitgenodigd. Het zou natuurlijk ideaal zijn om zoveel mogelijk personeelsleden ook effectief op de bijeenkomst aanwezig te hebben. Zo kan belangrijke informatie efficiënt gedeeld worden.

Ook kan iedereen zich gehoord voelen en kan er optimaal gewerkt worden aan het vergroten van de teamspirit. Zorg ervoor dat je de uitnodiging voor de personeelsbijeenkomst op tijd verstuurd. Zo kunnen je medewerkers hun agenda vrij houden.

Hybride personeelsbijeenkomst

In de huidige maatschappij is thuiswerken steeds meer gangbaar. Het is dus lastig om een personeelsbijeenkomst te plannen op een moment dat iedereen op kantoor werkt. Ook is het niet altijd haalbaar of wenselijk om iedereen naar het kantoor te laten komen. Je kan er dan voor kiezen om een hybride personeelsbijeenkomst te organiseren. Het vergt misschien wat aanpassing, maar op die manier kan iedereen op zijn/haar gewenste manier de bijeenkomst mee volgen.

Op die manier gaat er geen waardevolle informatie verloren en is ook iedereen die thuis werkt op de hoogte van alle nieuwe informatie.
Qua organisatie is het aan te raden om dan te werken met een offline en online host, zodat je niet zelf op beide vlakken hoeft te letten.

Maximale uit jouw personeelsbijeenkomst halen aan de hand van deze 6 tips

Wil je graag alles tot in de puntjes verzorgd om zo het maximale te halen uit je bijeenkomst? We nemen je graag mee in onze 6 tips.

Tip 1: Hou de inleiding kort en krachtig

Een overvolle presentatie of alle bedrijfsprestaties tot in de puntjes overlopen: het kost je team veel energie om hier geconcentreerd naar te luisteren. Spaar jezelf dus tijd uit en houd je inleiding kort maar krachtig. Overloop in het kort het verloop van de personeelsbijeenkomst en werk met korte bulletpoints voor belangrijke nieuwigheden die je wilt meegeven.

Tip 2: Zorg voor leuke activiteiten en workshops tijdens deze dag

Workshops waar je personeel echt iets aan heeft, of een activiteit gericht op teambuilding en het creëren van teamspirit, dat zal je team meer bijblijven dan het houden van een onpersoonlijke borrel.

Denk bijvoorbeeld aan een evenement binnen een mooie rustieke omgeving, ruim opgezet en met vriendelijk personeel. De setting bepaalt meteen de sfeer. Doe daarbij dan nog een fijne uitvoering door bijvoorbeeld een workshop rond zelfontwikkeling of ontspanning en je hebt je team meteen mee. Zulke momenten met uitgebreide faciliteiten zullen ook meteen het werkgeluk vergroten.

Tip 3: Wissel af van actieve en inactieve momenten

Wanneer je actieve momenten afwisselt met inactieve momenten, krijgt je team de kans om de aangehaalde informatie beter op te slaan en te verwerken. Iedereen heeft maar een beperkte aandachtspanne. Wissel brainstorm bijvoorbeeld af met een rustig moment van een drankje en een hapje. Verder is het ook echt een aanrader om op de helft van de dag een leuke interactieve activiteit te organiseren, hiermee werk je aan teambuilding en zorg je ervoor dat het team de aandacht erbij houdt.

Tip 4: Maak gebruik van vraagtechnieken zoals LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen

Bij een personeelsbijeenkomst moet je het niet enkel hebben van eenrichtingsverkeer. Natuurlijk wil je als werkgever een aantal zaken overbrengen aan je team. Maar het is daarnaast ook enorm belangrijk om te horen hoe je team zich voelt. Om dit op een goede manier aan te pakken kun je gebruik maken van vraagtechnieken. Deze zijn erop gericht om je team duidelijk te maken dat je naar hem luistert en hun beleving belangrijk vindt.

LSD is hiervan een goed voorbeeld

Luisteren, dus aandachtig horen wat je team aankaart.
Samenvatten, waarbij je terugkoppelt wat je uit hun boodschap hebt gehaald.
Doorvragen, waarbij je vragen stelt. Bijvoorbeeld hoe ze een oplossing voor zich zien, of wat ze zelf denken dat er moet gebeuren.

Luisteren naar de wensen van de werknemers versterkt de vitaliteit binnen het team en de verbinding tussen de collega’s.

Tip 5: Bereid je goed voor op de bijeenkomst

Er kunnen vanuit het team natuurlijk ook allerlei vragen komen. Over het beleid, of over andere nieuwigheden die worden aangekaart. Zorg dus dat je voorbereid bent op mogelijke vragen. Ook wat betreft het verloop van de dag is het handig om van alle plannen op de hoogte te zijn.

Tip 6: Eindig met praktische afspraken tussen jou en je collega’s

Na een dergelijke geslaagde personeelsbijeenkomst zullen er zowel van jou kant als vanuit je team een aantal belangrijke zaken naar boven zijn gekomen.

Het is aan te raden om deze aangehaalde zaken nog eens in praktische afspraken te gieten en te overlopen met je collega’s. Zo ontstaat er een duidelijk take-home-message voor zowel je team als voor jezelf.

Advies nodig bij het kiezen van jouw activiteiten tijdens je personeelsbijeenkomst?

Wij helpen je er graag mee verder! Neem contact op en wij voorzien je graag van meer informatie en zelfs een plan op maat. Geheel vrijblijvend natuurlijk.