De psychologie van productief werken (en waarom het soms niet lukt)

Eerst even een vraag: hoe vaak heb je geprobeerd om alles tegelijk te doen? En hoe vaak lukte dat echt? Juist, niet zo vaak waarschijnlijk. Dat komt doordat ons brein eigenlijk helemaal niet zo goed is in multitasking. Wanneer je te veel tegelijk probeert te doen, gaat de kwaliteit van je werk vaak omlaag en duurt het alleen maar langer om alles af te krijgen. Productiever werken klinkt makkelijker dan het echt is, vandaar dat velen de volgende techniek gebruiken.

Een van de slimste dingen die je kunt doen, is werken in blokken. Een populaire methode hiervoor is de Pomodoro-techniek (geen zorgen, je hoeft geen tomaten in huis te hebben). Deze methode werkt als volgt: je zet een timer voor 25 minuten en focust je volledig op één taak. Na die 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Na vier van die blokken neem je een langere pauze. Klinkt simpel en het werkt echt!

Plan je tijd zoals je pauzes plant

We weten allemaal dat tijd vliegt als je bezig bent, en voordat je het weet, zit je al halverwege de middag zonder écht iets gedaan te hebben. Een oplossing hiervoor is time blocking. Dit is gewoon een chique term voor het inplannen van je dag, inclusief je pauzes. Plan bijvoorbeeld elke ochtend een uurtje in voor het checken van e-mails en houd de rest van de dag vrij voor andere taken. Je collega’s hoeven echt niet altijd meteen antwoord te krijgen op hun berichten.

Je kunt ook gebruikmaken van handige apps zoals Todoist of Trello. Deze apps helpen je om de belangrijkste taken duidelijk in te plannen en te zien wat er nog op je bord ligt. Plus, het afvinken van een taak geeft zo’n lekker gevoel, toch?

Zorg voor jezelf, dan pas kun je productief zijn

Misschien denk je dat je productiviteit alleen te maken heeft met hoe goed je je werk kunt plannen, maar niets is minder waar. Hoe je je voelt, zowel fysiek als mentaal, heeft een enorme invloed op je productiviteit.

Laten we beginnen met je werkplek. Zit je goed? Staat je scherm op de juiste hoogte? Je zou versteld staan hoeveel verschil een goede zithouding maakt. Niet alleen voor je rug, maar ook voor je concentratie. Neem daarnaast regelmatig pauzes waarin je even opstaat en beweegt. Je hoeft geen marathon te lopen, maar een kleine wandeling doet wonderen!

Productieve mensen weten hoe belangrijk je slaap en eten zijn. Als je slecht slaapt, zul je merken dat je moeilijker gefocust blijft. Zorg dus voor genoeg nachtrust en eet gezond. Geen fastfood of zoete snacks, maar iets dat je echt energie geeft, zoals noten of fruit.

Weg met afleidingen

Hoe vaak word je tijdens je werk afgeleid? Of het nu gaat om een collega die een praatje maakt of een melding op je telefoon; het is lastig om gefocust te blijven. Gelukkig zijn er manieren om afleidingen te beperken.

Probeer bijvoorbeeld een uur lang je telefoon op stil te zetten en leg hem in een lade. Je zult versteld staan hoeveel meer je gedaan krijgt als je niet continu naar je scherm hoeft te kijken. Hetzelfde geldt voor je computer: sluit alle onnodige tabbladen en focus je op één taak tegelijk. Er zijn zelfs apps, zoals Focus@Will, die achtergrondgeluiden bieden waardoor je makkelijker in een concentratie-flow komt.

Neem pauzes om weer op te laden

Misschien denk je dat doorwerken de beste manier is om productief te zijn, maar dat klopt niet helemaal. Regelmatige pauzes zijn juist belangrijk om je hersenen even rust te geven, zodat je daarna weer fris aan de slag kunt.

De 52/17-regel is een goede richtlijn. Werk 52 minuten geconcentreerd en neem dan 17 minuten pauze. In die pauze kun je even een wandeling maken, wat stretchoefeningen doen of gewoon even naar buiten kijken. Wat je ook doet, zorg ervoor dat je echt even afstand neemt van je werk.

Samen productief werken

Als werknemer wil je natuurlijk dat je werkdag soepel verloopt, maar ook voor werkgevers is productiviteit belangrijk. Samen met je collega’s kun je ervoor zorgen dat iedereen op de juiste manier werkt. Dit kan bijvoorbeeld door efficiënte vergaderingen te houden en overbodige meetings te vermijden. Een korte vergadering waarin iedereen weet wat er moet gebeuren is veel effectiever dan een lange bespreking waarin niets concreets wordt besloten.

Daarnaast kun je samenwerken via tools zoals Slack of Microsoft Teams, waardoor je niet steeds van je werk wordt gehaald voor kleine vragen. Hiermee kun je berichten op je eigen tempo beantwoorden en houd je focus op de grotere taken.

Slim werken, niet harder werken

Het is geen kwestie van meer uren maken, maar van slimmer werken. Door handige technieken toe te passen, pauzes te nemen, afleidingen te beperken en goed voor jezelf te zorgen, kun je meer uit je dag halen zonder dat je je overweldigd voelt.

Waar wacht je nog op? Begin met het plannen van je werkdag, neem de nodige pauzes en ontdek wat voor jou werkt om echt productief te zijn. Want laten we eerlijk zijn, iedereen wil aan het eind van de dag een voldaan gevoel hebben zonder dat je het idee hebt dat je alleen maar aan het rennen bent geweest.